K vyřizování e-mailů, představující nezanedbatelnou část mé práce, používám výhradně Gmail. Každou hodinu mi přijde značný počet e-mailů, a já na ně obratem odpovídám.
Nicméně, když nahlédnete do mé schránky, všimnete si, že je prázdná.
Mít prázdnou schránku mi dává pocit klidu, míru a spokojenosti. Určitě vám to doporučuji. Nebyl jsem vždy takový – v minulosti jsem měl schránku plnou e-mailů. Byly zde e-maily připravené k archivaci, nepřečtené e-maily, e-maily čekající na akci nebo až nebudu líný. Pro e-maily jsem měl mnoho různých složek, a když jsem zrovna potřeboval, nemohl jsem je najít. Znám mnoho lidí, kteří jsou na tom podobně.
U mě to změnilo GTD (stejně jako 43 folders a další) a již téměř rok udržuji e-mailovou schránku prázdnou.
Zde uvedu několik kroků, jak prázdné schránky dosáhnout:
1) Nekontrolujte e-maily hned po ránu nebo se nedostanete k práci. Tento tip nabízí mnoho blogů, takže nic nového. Místo kontroly schránky, splňte hned ráno váš nejdůležitější úkol nebo ten, do kterého se vám nejvíc nechce. Teprve pak zkontrolujte e-mail. Nebo ještě lépe. Splňte předtím 2 nebo 3 úkoly. Stejně tak, pokud neustále e-mail kontrolujete či vás počítač na každý příchozí e-mail upozorňuje, budete bez přestání vyrušováni a nebudete se soustředit na to, co děláte. Já e-mail kontroluji jednou za hodinu, ale záleží na vašich potřebách.
2) Při kontrole e-mailů se zaměřte vždy na jeden a rozhodněte, co s ním. Hned. Rozhodněte, jakou akci e-mail vyžaduje.
2a) Je to spam nebo řetězový e-mail? Smažte ho.
2b) Je to dlouhý e-mail, který je třeba přečíst? Přesuňte ho do složky „K přečtení“ nebo si ho vytiskněte a přečtěte jindy (například ve vlaku).
2c) Je-li to e-mail vyžadující akci, přidejte ji do seznamu úkolů. Pak e-mail archivujte. Pokud ho budete potřebovat ke splnění úkolu, snadno ho najdete později.
2d) Můžete-li odpovědět během 2 minut, udělejte to. Neodkládejte to. Budete-li čekat, skončí e-mail v řadě nevyřízených a možná se k němu nikdy nedostanete. Já obvykle reaguji krátkým e-mailem ihned. Vypadám tak zodpovědně a nad věcí.
2e) Potřebujete-li se e-mailu věnovat později, nebo čekáte na odpověď, poznamenejte si to do seznamu „Čekám na“. Nenechávejte e-mail ve schránce jako připomenutí.
3) Mám jedinou složku: Archív. Když odpovím nebo si přečtu e-mail nevyžadující reakci či poznámku, archivuji jej. Jak jednoduché. Chcete-li, můžete si zavést složku „K přečtení“. Já obvykle delší e-maily tisknu a čtu je, když na něco čekám. Někteří lidé používají složky „K akci“ a „Čekám na“. Zjistil jsem však, že jsou to jen další místa, která musíte kontrolovat. Nerad kontroluji něco navíc. Vystačím si s mým seznamem úkolů a čekajících věcí, kam si to zapíšu. Takže jednoduše e-maily archivuji, a když je potřebuji později, vyhledávání v Gmailu mi s tím pomůže. Zatím jsem s tímto systémem neměl žádný problém.
Mít prázdnou schránku je tak jednoduché. Kontrolujte pravidelně e-maily, ihned je zpracovávejte (nebo si poznamenejte na později) a archivujte.
Ahhh. Prázdná schránka!
