Kdysi dávno byl můj stůl plný věcí, na kterých jsem pracoval. A ještě nespočtu těch, na kterých jsem nehnul ani prstem: poznámek, odkazů, telefonních čísel, nevyplněných papírů a hald papírů, na kterých jsem chtěl dělat později. Nestíhal jsem to zorganizovat, a když už se mi to uklidit povedlo, za chvíli tam byl zase binec.
Dneska je všechno jinak. Můj stůl je vždycky prázdný, kromě jedné věci, na které zrovna dělám, a možná tam mám i notebook a pero, abych si mohl dělat poznámky, psát nápady a úkoly, které přijdou. Je to osvobozující. Uklidňuje mě to.
Nestresuji se a nemám pocit chaosu. Každopádně je díky tomu jednodušší cokoli najít a jsem daleko efektivnější a produktivnější. Jak jsem se to naučil? No, nebylo to jednoduché. Zdokonaloval jsem se roky, ale základní kroky jsem vám vypsal. Důležité je si zapamatovat, že musíte mít systém a musíte se naučit se jím řídit. Jinak můžete uklízet, jak chcete, ale brzy budete mít zase nepořádek.
A tady je:
1. Vezměte vše ze svého stolu a šuplíků a dejte to na jednu velkou hromadu. Odteď musíte vše roztřídit.
2. Udělejte to odshora dolů. Nikdy netřiďte dvakrát, nepřeskakujte jediný kousek papíru, nikdy nevracejte nic zpátky na hromádku. Udělejte, co je potřeba, a pak pokračujte s něčím jiným. Možnosti: vyhoďte to, někomu to dejte, uložte to do šanonu, zpracujte to nebo si to dejte na seznam toho, co uděláte později. Udělejte to podle důležitosti. Udělejte to hned, pokud to zabere 2 minuty nebo méně. Pokud to trvá déle a nemůžete to vyhodit, oddelegovat nebo uložit, napište si, že to uděláte později.
3. Opakujte to aspoň jednou denně, aby byl váš stůl vždy čistý. Nejlepší je na konci dne, ale já mám tendence i vícekrát denně. Jakmile se zbavíte hromádky, váš stůl je čistý. Vyhodili jste, založili nebo uložili vše tam, kam patří (ne na váš stůl nebo do šuplíku). Nechte to tak. Musíte se řídit systémem, který jsem vám právě popsal: vždy si vše dejte na jednu hromadu nebo do jednoho šanonu a pak si k tomu sedněte a vše roztřiďte. Pokud máte papír, kde je úkol ke splnění, dejte si ho do šanonu akce. Musíte ho ale denně kontrolovat a úkoly plnit.
Je to až tak jednoduché. Máte na stole telefonní číslo? Nenechávejte ho tam ležet. Uložte si ho do kontaktů. Potřebujete na něčem pracovat později? Nenechávejte papíry na stole. Dejte si je do šanonu akce a napište si do úkolníčku, co je potřeba. Vše ostatní vyhoďte, zadejte někomu jinému nebo uložte do šanonu.
To, že necháte na stole věci a papíry, je prokrastinace (jako člověk, co sám prokrastinuje, to moc dobře znám). Jakmile to odložíte na později, budou se vám věci na stole kupit. Vyřiďte je ihned, rozhodněte se a jděte do akce.
To, co jsem popsal, je dobrý návyk, ale chce to se ho naučit. Nepůjde vám to hned na 100%. Jen si to uvědomte a udělejte úkol hned. Brzy z toho bude návyk, který bude těžké zlomit. A věřte mi, jakmile budete zvyklí na čistý stůl, nebudete se svého návyku chtít zbavit.
