Vaše emaily jsou příliš dlouhé

Nedokážete-li myšlenku napsat na zadní stranu vizitky, nemáte jasnou myšlenku.
– David Belasco

Jeden z největších problémů s emaily, na který narážím neuvěřitelně často, je následující: jsou příliš dlouhé.

Tak jako mnozí, jsem i já celkem zaneprázdněný člověk. Ačkoliv se snažím na emaily odpovídat pohotově, u těch opravdu dlouhých to není možné. Když je email krátký, odpovím hned po přečtení.

Tak proč posílat dlouhé emaily?

Zde je pravidlo: nikdy není třeba psát dlouhý email. Nikdy.

Proč tohle píšu? Že by výpad proti lidem, kteří mi posílají emaily? Nikoliv. Je to obecný problém, který v emailech vidím, a doufám, že pomohu lidem psát efektivněji.

Jak používám email

Když jsem dříve psal, že jsem se zbavil emailu, byla to pravda jen na 90 procent. V omezeném množství email nadále používám – obvykle ke komunikaci s lidmi, se kterými spolupracuji (s partnery, designéry, vydavateli, atd.). Odpovídám také na emaily zákazníků (reklamace, problémy se stažením).

Pro komentáře a zpětnou vazbu se čtenáři využívám Twitter. S rodinou (přibuznými na Guamu a v dalších částech světa) komunikuji prostřednictvím Facebooku (kromě rodiny nemám mezi “přáteli” mnoho dalších, celkově mám na Facebooku méně než 100 přátel.)

Neznamená to tedy, že by můj problém s emaily byl nějak specifický. Nezáleží na tom, jak email používáte. Číst dlouhé eseje nebo odpovídat na 10 otázek nechce nikdo. Všichni jsme zaneprázdnění a ceníme si svého času.

Když píšu email, snažím se to mít rychle za sebou. Nerad zůstávám u emailu celý den, takže ho rozkliknu, přečtu, odpovím nebo archivuji, a jdu od něj pryč.

Přijde-li mi dlouhý email, je pravděpodobné, že bude archivován. Pokud je odpověď opravdu nezbytná, neodpovím pravděpodobně v daný den.

Malé upozornění: Tento článek není jen o mně. Je o každém, kdo je zaneprázdněný a cení si svého času. Pokud takovému člověku pošlete dlouhý email, vzkazujete mu, že si jeho času nevážíte a nemáte ponětí, co je důležité. Navíc tím snižujete svou šanci na odpověď.

Proč jsou dlouhé emaily špatné

Pár stručných důvodů:

  • Čtení zabere příliš času. Nemám mnoho času na čtení, a posíláním dlouhých emailů mi vzkazujete, že váš esej je důležitější než ostatní věci, které musím přečíst.
  • Nerespektuje to můj čas. Když mi pošlete email, žádáte tím o můj čas (k přečtení, zpracování a odpovědi). Pokud mi pošlete dlouhý email, znamená to, že jste se nezabývali jeho úpravou. Nerozhodli jste se, co je nejdůležitější. Vlastně mi naznačujete, že to mám udělat za vás. Vysíláte zprávu, že váš čas je důležitější než můj.
  • Nemusíte vystihnout hlavní problém. Co je vlastně cílem vaší snahy? Jaká je hlavní otázka? Ven s tím dřív, než u emailu umřu.
  • Ptáte se na příliš mnoho věcí. Nebudu schopen odpovědět na všechny, aniž bych tomu věnoval půlhodinku mého cenného dne. Takže se tolik neptejte – stačí jedna, dvě otázky.
  • Neodpovím. Pokud očekáváte, že si email přečtu hned, nebo ještě hůř, že pro vás něco udělám, tak hodně štěstí. Nejsem žádná primadona, jen mám také něco na práci a nemůžu se věnovat každému dlouhému emailu. A je jich mnoho, ne jen ten váš.

Pravidla pro krátké, efektivní emaily

Tyto pravidla ignorujte pouze na vlastní nebezpečí:

  1. Zůstaňte u pěti vět. Ne více. Samozřejmě jsem to ukradl z five.sentenc.es, ale užívám to roky a funguje to. Obvykle se snažím o méně než pět vět.
  2. Vystihněte hlavní problém. Pokud myslíte, že potřebujete víc jak 5 vět, ještě přesně nevíte, co chcete říct. Přijďte na to a držte se jen toho.
  3. Ptejte se na jednu věc. Neptejte se na 10 věcí, ale jen na jednu, maximálně dvě. Mnohem pravděpodobněji obdržíte rychlou odpověď.
  4. Editujte. Pokud jste protáhli email na 8 vět, zkraťte ho na 3.
  5. Odkazujte. Potřebujete-li uvést nějaké informace, vložte do emailu vhodný webový odkaz.
  6. Publikujte to. Pokud na webu potřebné informace nejsou, dejte je tam. Vytvořte dlouhou odpověď nebo dlouhý přidružený dokument (pak ho zkratťe na nezbytné minimum) a zveřejněte online. Použijte svůj blog nebo jeden z mnoha nástrojů pro sdílení informací. Bude-li vám to užitečné, vytvořte si FAQ a v emailech na něj odkazujte.

Mimochodem, tento článek je příkladem posledního pravidla.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *