3 kroky k trvale uklizenému stolu

Kdysi dávno býval můj stůl zaneřáděn všemi možnými věcmi, na kterých jsem zrovna pracoval – netřeba zmiňovat tucty věcí, které tam ležely jen tak: poznámky, upomínky, telefonní čísla, formuláře čekající na vyplnění a hory věcí odložených k pozdějšímu dokončení. Byl jsem příliš zaneprázdněn na to, abych dal věcem na stole nějaký řád. A když jsem se výjimečně odhodlal stůl uklidit, velmi brzy se nakupené věci  objevily znovu.

Ovšem dnes je situace jiná. Můj stůl je permanentně uklizen a vyskytují se na něm pouze věci, na kterých zrovna pracuji, čas od času notebook a pero pro psaní poznámek, nápadů a úkolů, které je třeba udělat. Je to osvobozující pocit….uklidňuje mě to….omezuje to stres a chaos….výrazně to usnadňuje hledání věcí….a jsem mnohem efektivnější a produktivnější.

Jak jsem této změny docílil? Popravdě to nebyla jednoduchá cesta a trvalo mi několik let, než jsem dosáhl optimálního řešení. Nicméně stěžejní body mé cesty najdete v tomto článku. Důležitá věc, na níž nesmíte zapomenout, je vytvoření určitého systému, který se naučíte dodržovat. Jinak dosáhnete pouze toho, že krátce po úklidu bude váš stůl opět zaneřáděn a budete moct začít nanovo.

Můj současný systém (který již delší dobu praktikuji) je téměř celý převzatý z knihy Mít vše hotovo od Davida Allena. Pokud jste ji nečetli, rychle to napravte.

Zde je slibovaný systém:

  1. Nejprve vezměte všechny věci ze stolu a šuplíků, dejte je na jednu hromadu a následně přendejte do nějakého košíku (pokud do něj nepasují, jednoduše je vyrovnejte do sloupečků vedle stolu). Od teď musí všechny věci, které směřují na váš stůl, zamířit nejprve do košíku a poté projít níže popsaným procesem.
  2. Nyní projděte váš košík od shora dolů. Nikdy se nevracejte k již protříděným věcem, nepřeskočte ani jediný papír a nic nevracejte zpět do košíku. Vždy udělejte, co je třeba udělat, a přesuňte se k další položce. Při rozhodování máte tyto možnosti: vyhodit, delegovat, založit, udělat, nebo zapsat pro pozdější vykonání. K řešení je vhodné přistupovat v tomto pořadí. Pokud vám úkol zabere víc než 2 minuty a zároveň nelze hodit za hlavu, zapište si jej pro pozdější zpracování (jinak budete rozptylováni od samotného úklidu).
  3. Pro udržení pořádku proces opakujte aspoň jednou denně. Nejvhodnější dobou je konec dne, nicméně osobně tíhnu k průběžnému uklízení a zpracovávání nových věcí v košíku. Jakmile košík protřídíte, váš stůl je uklizen. Právě jste se zbavili zbytečností a důležité věci umístili tam, kde pro ně máte vyhrazené místo (a ne jen pohodili na stůl, či s nimi zaneřádili šuplík). Držte se tohoto postupu. Je to jednoduché, pouze musíte dodržovat výše uvedený systém: umístit vše do košíku a následně o každé věci rozhodnout jaký krok, z již zmíněných, podniknete. Co se týče věcí pro pozdější vykonání, můžete je umístit například do seznamu “Další úkoly”. Avšak nesmíte zapomenout, že je nutné tento seznam pravidelně (denně, popřípadě týdně) procházet, abyste úkoly včas splnili.

Je to tak jednoduché. Máte na stole lístek s telefonním číslem? Nenechávejte ho tam a radši ho uložte do složky pro kontakty. Potřebujete něco udělat později? Nepište si to na lístek, který necháte na stole, ale zapište si to rovnou do seznamu dalších úkolů. Vše ostatní založte, vyhoďte nebo delegujte.

Odkládání věcí na stole je prokrastinace (jako člověk trpící prokrastinací vím, o čem mluvím). Pokud danou věc odložíte na později, opět se vám na stole začnou vytvářet hromádky. Vypořádejte se s nimi hned, buďte rázní a rozhodní!

To, co jsem zde právě popsal je dobrý zvyk k naučení, vyžaduje ale čas a vůli. Může se stát, že se přestanete uvedeným systémem řídit. Pak musíte sebrat své odhodlání a jít do toho znovu. Zvyk ve vás brzy hluboce zakoření. A věřte mi, jakmile se naučíte mít uklizený pracovní stůl, již nebudete chtít jinak.

Přečtěte si také:

Jak se zbavit nepořádku

Jednou z věcí, která mi dává pocit pohody, je čistý, prostý domov. Když se ráno probudím a přijdu do uklizeného, minimalisticky zařízeného obýváku, kde se nepovaluje žádný nepořádek, cítím klid a štěstí.

Vejdu-li naopak do obýváku plného hraček, knih a dalších věcí, všude je chaos a mě to ruší.

Miluji jednoduchost a pořádek už mnoho let (zhruba 8-9) a v jeho udržování jsem se stal poměrně pečlivým. Zjistil jsem, že čas od času se k věcem musíte vrátit a zjistit, zda pro vás má jejich vlastnictví stále ještě význam.

Zde jsou mé nejlepší tipy pro udržení pořádku:

  • Uklízejte postupně. Dejte si 15 minut, ve kterých se zaměříte na úklid jedné poličky. Až ji uklidíte nebo vyprší stanovených čas, oslavte to. Následující den si dejte opět 15 minut na další poličku. Úklid celé skříně nebo místnosti může vypadat nepřekonatelně a můžete mít pocit, že ji budete uklízet do smrti. Pokud tomu tak je, dělejte to po krůčcích.
  • Vyhraďte si na úklid několik hodin. Může se vám zdát, že je to v rozporu s výše uvedeným tipem… a taky, že je. Je to jiná strategii a je pouze na vás, která vám bude vyhovovat víc. Pro mě je někdy lepší vyhradit si část dopoledne nebo sobotní ráno a uklidit celou skříň či místnost. Udělám vše najednou a když je hotovo, cítím se úžasně.
  • Dejte věci na hromádku. Ať už si vyberete jakoukoliv z uvedených strategií, v jednu chvíli byste se měli zaměřit na jednu poličku (nebo šuplík) a kompletně ji vyprázdnit. Vyndejte všechny věci na hromádku a poličku očistěte. Potom hromádku roztřiďte (viz následující tip) a věci, které si chcete nechat, vraťte zpět. Nyní se pusťte na další poličku.
  • Třiďte věci jednu po druhé a hned rozhodujte, co s nimi. Mějte po ruce pytel na odpadky a krabici na věci, které chcete dát pryč. Když vyndáte věci z poličky, jednu po druhé je roztřiďte. Berte je do ruky a rozhodněte se: vyhodit, dát pryč, nebo ponechat. Nevracejte je zpět na hromádku. Udělejte to tak se všemi věcmi a brzy budete hotovi. Budete-li dělit hromadu na menší hromádky a ty pak dále třídit, strávíte nad úklidem věčnost. Do poličky vraťte pouze to, co si chcete nechat a pečlivě to urovnejte.
  • Buďte neúprosní. Můžete patřit k lidem, co si schovávají věci s myšlenkou „Někdy se to může hodit.“. Ale pravda je taková, že většinu krámů, které takto nahromadíte, vám nikdy k ničemu nebude. Pokud jste věc za poslední rok nepoužili, zbavte se jí. Je to jednoduché. Použili-li jste věc za poslední rok jednou nebo dvakrát, ale víte, že v příštím roce ji používat nebudete, zbavte se jí také. Vyhoďte ji, pokud je nepoužitelná nebo, může-li být někomu užitečná, věnujte mu ji.
  • Papíry? Nejsou-li důležité, buďte neúprosní. Časopisy, katalogy, reklamní letáky, rok staré účtenky, vaše poznámky, poznámky od ostatních, staré pracovní věci … vyhoďte je! Jedinou výjimku tvoří účetnictví, které by mělo být uchováno po dobu sedmi let (pozn. překl.: V ČR 5-10 let dle jednotlivých dokumentů) a jiné důležité písemnosti, jako jsou záruky, rodné, úmrtní a oddací listy, pojištění, závěti, atd. Ostatní vyhoďte!!
  • Váháte-li, vytvořte si krabici „možná“. Pokud něco nedokážete vyhodit, protože myslíte, že byste to mohli ještě potřebovat, dejte to do krabice, zavřete ji, označte a uložte někam mimo dohled (garáž, podkroví, skříň). S největší pravděpodobností krabici již nikdy neotevřete. Pokud se tak stane, po šesti měsících nebo roce ji dejte pryč či vyhoďte.
  • Vytvořte si systém proti nepořádku. Existuje důvod, proč máte všude stohy papírů, hromady knih, oblečení a dalších věcí. Je to proto, že nemáte systém pro udržení věcí na svém místě a zbavení se těch nepotřebných. Toto je téma na další článek, ale měli byste o tom přemýšlet. Nikdy nebudete mít perfektně uklizeno, zamyslíte-li se však nad tím, kde se u vás doma vzalo tolik nepořádku, najdete možná způsob, jak tomu předcházet.
  • Oslavte, když máte hotovo! To je pravidlo, které by mělo platit vždy: oslavte všechny své úspěchy, bez ohledu na jejich velikost. I když uklidíte pouze jeden šuplík, je to skvělé. Užijte si to. Otevřete šuplík (skříň nebo cokoliv) a obdivujte ten pořádek. Nadechněte se a řekněte si, že jste udělali dobrou věc. Těšte se z dobrého pocitu.

Můj GTD systém

Mezi GTD nadšenci jsou oblíbené diskuze o použití GTD v běžném životě.

Takže skočím rovnou na to.

Stejně jako většina uživatelů GTD jsem zkusil mnoho způsobů jeho využití. O tom bude můj příští článek. V tomto vám popíšu, jak jej využívám nyní:

  • Kapesní notýsek – Nosím ho všude jako sběrný nástroj. Jakékoliv myšlenky, úkoly, projekty a schůzky, které se ke mně dostanou, když nejsem u počítače, si do něj zapíšu a později vložím do seznamu úkolů nebo kalendáře. Experimentoval jsem také s PocketMod, a chtěl bych Moleskine. Pořád si však říkám, že koupě Moleskinu je zbytečná, když obyčejných notýsků mám v práci hromadu.
  • Tracks – Tento bezvadný program, napsaný v Ruby on Rails, je přizpůsoben speciálně pro GTD. Po vyzkoušení mnoha online i off-line aplikací, mohu s klidem říct, že je nejlepší. Mám v něm všechny své seznamy, někdy/možná i správu projektů.
  • GCal – Nejsem první GTD uživatel milující Google kalendář, ale je prostě nejlepší. Zastane vše, co od kalendáře požaduji.
  • Gmail – U GTD nadšenců opět populární emailový klient, kterému se žádný jiný nevyrovná. Je úžasný.
  • Různé – Kromě těchto nástrojů mám emailové schránky doma a v práci, archivační systém na papírové dokumenty na obou místech a perfektně uklizený stůl.

Mysl jako voda

Článek o mém GTD systému mě dovedl k myšlence, co mě na GTD přitahuje nejvíc. Samozřejmě se mi líbí celková organizace a zachycení všeho v mém životě, uklizený stůl a čistá mailová schránka. Všechno toto miluji.

Ale co mě opravdu přitahuje, je dosažení stavu „Mysl jako voda“. Musím přiznat, že se mi, stejně jako mnoha ostatním GTD nadšencům, ještě úplně nedaří tohoto stavu dosáhnout. Ale GTD mi velmi pomáhá. Čím víc věřím svému systému a čím lépe zvládám GTD návyky, tím více se stavu „Mysl jako voda“ přibližuji.

To mi připomíná citát Bruce Lee:

Vyprázdni svou mysl, buď tvárný. Tvárný, jako voda. Dáš-li vodu do šálku, vyplní šálek. Dáš vodu do láhve a vyplní láhev. Dej ji do konvice a vyplní konvici. Jindy voda teče nebo padá. Buď vodou můj příteli.

Myslím, že hlavním půvabem je klid a mír, kterého chceme dosáhnout. Mít vše na svém místě a mysl čistou od problémů a dalšího nepořádku. Dokážete-li to, jste připraveni na vše, co se vám postaví do cesty. Někdy, když nejsem ve své kůži, pozoruji lidi kolem sebe a uvědomuji si, jak dlouho cestu směrem k „Mysl jako voda“ jsem již ušel.

O svých pokrocích budu dále informovat. Držte mi palce.

E-mail Zen: Vyprázdněte schránku

K vyřizování e-mailů, představující nezanedbatelnou část mé práce, používám výhradně Gmail. Každou hodinu mi přijde značný počet e-mailů, a já na ně obratem odpovídám.

Nicméně, když nahlédnete do mé schránky, všimnete si, že je prázdná.

Mít prázdnou schránku mi dává pocit klidu, míru a spokojenosti. Určitě vám to doporučuji. Nebyl jsem vždy takový – v minulosti jsem měl schránku plnou e-mailů. Byly zde e-maily připravené k archivaci, nepřečtené e-maily, e-maily čekající na akci nebo až nebudu líný. Pro e-maily jsem měl mnoho různých složek, a když jsem zrovna potřeboval, nemohl jsem je najít. Znám mnoho lidí, kteří jsou na tom podobně.

U mě to změnilo GTD (stejně jako 43 folders a další) a již téměř rok udržuji e-mailovou schránku prázdnou.

Zde uvedu několik kroků, jak prázdné schránky dosáhnout:

1) Nekontrolujte e-maily hned po ránu nebo se nedostanete k práci. Tento tip nabízí mnoho blogů, takže nic nového. Místo kontroly schránky, splňte hned ráno váš nejdůležitější úkol nebo ten, do kterého se vám nejvíc nechce. Teprve pak zkontrolujte e-mail. Nebo ještě lépe. Splňte předtím 2 nebo 3 úkoly. Stejně tak, pokud neustále e-mail kontrolujete či vás počítač na každý příchozí e-mail upozorňuje, budete bez přestání vyrušováni a nebudete se soustředit na to, co děláte. Já e-mail kontroluji jednou za hodinu, ale záleží na vašich potřebách.

2) Při kontrole e-mailů se zaměřte vždy na jeden a rozhodněte, co s ním. Hned. Rozhodněte, jakou akci e-mail vyžaduje.

2a) Je to spam nebo řetězový e-mail? Smažte ho.

2b) Je to dlouhý e-mail, který je třeba přečíst? Přesuňte ho do složky „K přečtení“ nebo si ho vytiskněte a přečtěte jindy (například ve vlaku).

2c) Je-li to e-mail vyžadující akci, přidejte ji do seznamu úkolů. Pak e-mail archivujte. Pokud ho budete potřebovat ke splnění úkolu, snadno ho najdete později.

2d) Můžete-li odpovědět během 2 minut, udělejte to. Neodkládejte to. Budete-li čekat, skončí e-mail v řadě nevyřízených a možná se k němu nikdy nedostanete. Já obvykle reaguji krátkým e-mailem ihned. Vypadám tak zodpovědně a nad věcí.

2e) Potřebujete-li se e-mailu věnovat později, nebo čekáte na odpověď, poznamenejte si to do seznamu „Čekám na“. Nenechávejte e-mail ve schránce jako připomenutí.

3) Mám jedinou složku: Archív. Když odpovím nebo si přečtu e-mail nevyžadující reakci či poznámku, archivuji jej. Jak jednoduché. Chcete-li, můžete si zavést složku „K přečtení“. Já obvykle delší e-maily tisknu a čtu je, když na něco čekám. Někteří lidé používají složky „K akci“ a „Čekám na“.  Zjistil jsem však, že jsou to jen další místa, která musíte kontrolovat. Nerad kontroluji něco navíc. Vystačím si s mým seznamem úkolů a čekajících věcí, kam si to zapíšu. Takže jednoduše e-maily archivuji, a když je potřebuji později, vyhledávání v Gmailu mi s tím pomůže. Zatím jsem s tímto systémem neměl žádný problém.

Mít prázdnou schránku je tak jednoduché. Kontrolujte pravidelně e-maily, ihned je zpracovávejte (nebo si poznamenejte na později) a archivujte.

Ahhh. Prázdná schránka!