Drobné návyky

“Vskutku mocná je vláda zvyku.” – Publilius Syrus

Je neuvěřitelné, jaký může drobná věc způsobit rozdíl. Začít svůj den v klidu s šálkem čaje může změnit celý váš den. Uklizení stolu může udělat pracovní den úžasným. Úsměv milovaného člověka může změnit svět.

Jsou-li tyto drobné věci opakovány denně, a stane-li se z nich návyk, jejich přínos vzroste ne dvojnásobně, ale exponenciálně.

Drobné návyky mohou změnit život.

Návyky měnící svět jsou pro každého jiné, já se však podělím o pár mých, a přidám také tipy k jejich osvojení.

Mé drobné návyky

Mám jich mnoho, ale toto je hrstka nejoblíbenějších:

  • Vstupní rituál. Kdykoliv přijdu domů, nejdříve odložím věci. Mám určené místo pro klíče, peníze/karty (nepoužívám peněženku), telefon a drobáky. Vše ostatní buď vyhodím, nebo dám tam, kam patří. Pokud přinesu něco jako potraviny nebo knihy z knihovny, ihned je uklidím. Toto je důležitý drobný rituál, protože i lidem, kteří zjednodušili svůj domov, se časem mohou věci opět nahromadit – a začíná to tím, co přinesete domů. Je k ničemu zjednodušovat a organizovat své prostředí, jste-li nepořádní pokaždé, když se do něj vrátíte.
  • Úklid oblečení. Je to tak jednoduché, ale když se svlékám, dám oblečení buď do koše na prádlo, nebo ho složím do skříně. Ostatní ho často přehazují přes židle, hází na zem či na postel, a pozdější uklízení se stává noční můrou. Tím, že to udělám hned, zůstávají věci uspořádané a já se nemusím pozdějšího úklidu obávat.
  • Mytí nádobí. Když dojím, umyji použité nádobí ve dřezu. Žádný nepořádek k pozdějšímu úklidu.
  • Příprava jídla předem. Toto je důležité, snažím-li se dodržet svůj stravovací plán (ang.). Vaření vlastních jídel je nejzdravější (a nejhospodárnější) volba, ale máte-li vařit třikrát až šestkrát denně, je to příliš nešikovné a pravděpodobně to vzdáte. Proto připravuji jídlo ve větším množství (na 3-6 dní dopředu), a jím to samé celý týden. Není to těžší než vaření menších jídel. Dělám jen jídla, která zbožňuji, takže se jich nepřejím. Navíc je tak opravdu jednoduché dodržet můj stravovací plán.
  • Jen vykročit ze dveří… aneb moje motto pro cvičení. Většina lidí má problém odhodlat se k tréninku, já však nikoliv. Za prvé, dělám jen to, co mě baví, takže se na trénink těším. Za druhé, nikdy nepřemýšlím o tom, zda se mi cvičit chce – prostě si řeknu, že vše co musím udělat, je obout se a vyjít ze dveří. Pak už to jde samo.
  • Odstranění rušitelů. Když jdu něco dělat, odstraním vše, co by mě mohlo rušit. Jednoduchá akce, obrovský rozdíl.
  • Projít se a přemýšlet. Udělat si krátkou procházku je opravdu jednoduché – můžete to udělat během odpolední pauzy, nebo po několika hodinách práce. Stačí 10-20 minut. A věřte, je to skvělá změna. Nejen, že se zbavíte stresu a pročistíte hlavu, ale dá vám to příležitost zamyslet se nad tím, co jste dělali… a reflexe je jedna z nejdůležitějších věcí pro změnu života.
  • Dýchat. Když jsem ve stresu, jednoduše dýchám (ang.).

Jak si návyk osvojit

O návycích jsem psal mnohokrát, ale zde je jednoduchý postup, jak si drobné návyky osvojit:

  • Osvojujte jeden návyk v jednu chvíli.
  • Zjednodušte si to.
  • Dělejte to vědomě, opravdu vědomě (zvláště ze začátku).
  • Zakažte si dělat výjimky.
  • Dejte o svých pokrocích vědět veřejně.
  • Užívejte si návyk.

Pokud si to užíváte, může být osvojení návyku jednoduché. Dělejte to pomalu a pečlivě.

Jak zvýšit svou koncentraci

Přiznávám, že stejně jako mnoho dalších, také já mám sklony nechat se rozptylovat internetem: Když začnu číst o něčem, co mě zajímá, zalezu do své králičí nory a zůstanu tam mnoho hodin (nebo dokonce dnů).

Naučil jsem se však soustředit pozornost pouze na jednu činnost, a tento návyk změnil můj život.

Před pár lety jsem nebyl schopen začít pracovat bez rychlé kontroly emailů nebo některého z oblíbených webů, dnes si dokážu sednout a pustit se rovnou do psaní. Když chci, dokážu odstranit veškerá rozptýlení, a soustředit se na jedinou věc. To mění vše: ponoříte se do práce tak hluboko, že jí věnujete maximální úsilí a stane se pro vás meditačním zážitkem.

Vím, že mnoho lidí má s delším soustředěním problémy, a proto se podělím o několik věcí, které mě osobně pomáhají.

Nejlepší metody soustředění

Neexistuje jeden univerzální návod, jak se správně koncentrovat, ale mě pomáhá uklidit vše okolo a vytvořit si prostor pro klidné soustředění. Zde je několik tipů, jak na to:

  • Zavřete prohlížeč a emailový klient. Pokud prohlížeč k práci potřebujete, ujistěte se, že nemáte otevřené jiné záložky než ty, které jsou opravdu nutné.
  • Vypněte všechna upozornění. Snažit se soustředit při upozorňování na došlé emaily, nové tweety či statusy na Facebooku, je nemožné.
  • Vypněte internet. Vypněte připojení, odpojte WiFi nebo, ještě lépe, jděte někam, kde připojení k internetu nemají (ano, taková místa stále existují). To je jednoznačně nejlepší cesta k získání koncentrace.
  • Zavřete všechny programy a okna, kromě těch, které potřebujete k práci.
  • Dejte si důležité úkoly. Žádné “zkontrolovat emaily”, ale “napsat kapitolu v mém románu” nebo “napsat ten úžasný článek na blog” nebo “napsat tu novou aplikaci pro Android”.
  • Ukliďte si stůl. Nemusíte tím strávit celý den – shrňte vše do šuplíku nebo to dejte do krabice k pozdějšímu roztřídění. Nezabývejte se tím teď. Vlastně se teď nezabývejte ničím – nesnažte se o dokonalé prostředí, dokonalé potřeby pro psaní, ani nic jiného.
  • Nasaďte si sluchátka.Pokud máte kolem sebe lidi, kteří by vás mohli rušit, poslech nějaké dobré, klidné muziky je perfektní.
  • Použijte jednoduchý program. Pro psaní mám rád základní textové editory (TextEdit, TextWrangler) nebo programy, které zablokují vše okolo (OmmWriter, WriteRoom). Už žádné vyrušování.

Jakmile máte vhodné prostředí (a neměli byste ztrácet víc než pár minut jeho tvorbou), pusťte se do práce na úkolu. Nedělejte nic jiného než tuto činnost. Nepřeskakujte k jiným úkolům. Dělá vám to potíže? Čtěte dál.

Jak zvýšit svou koncentraci

Nedokážete-li se soustředit dlouhou dobu na jeden úkol, netrapte se tím. Je to normální. Náš mozek je technologiemi a společností veden k častému přeskakování mezi úkoly.

Jedna z věcí, ke kterým jsme vedeni, je, že přeskakování mezi emailovou schránkou, aktualizacemi na blogu, Facebooku či Twitteru je nám odměnou – jsme odměněni a uspokojeni tím, že nám někdo poslal zprávu (společenské uznání!), nebo tím, že máme něco nového a zajímavého ke čtení. Přeskakování mezi úkoly se stává cyklem pozitivní zpětné vazby, který je těžké přerušit soustředěním se na jednu věc.

Cestou, jak to překonat, je vytvořit si cyklus pozitivní zpětné vazby také při soustředění:

  1. Začněte zvolna. Nejprve se soustřeďte alespoň jednu minutu. Ukliďte vše okolo, vyberte důležitý úkol, a věnujte mu jednu minutu bez přerušování. Ze začátku je to těžké, ale když se vědomě zaměříte na svou koncentraci, dokážete to. Je to jen minuta.
  2. Odměňte se. Odměnou za minutové soustředění může být minuta (nebo 30 sekund) prohlížení čehokoliv chcete. Email, Facebook, cokoliv. Nebo vstaňte a na minutu se projděte. Protáhněte se, napijte se vody, namasírujte si krk, užijte si své malé vítězství. Velké říše jsou tvořeny malými vítězstvími.
  3. Opakujte to. Minuta soustředění, minuta volna, po dobu půl hodiny. Pak máte hotovo. Opakujte to později tentýž den. Radujte se, kolik práce jste udělali! A všímejte si, že jste si vytvořili cyklus pozitivní zpětné vazby při soustředění.
  4. Prodlužujte své krůčky. Zítra se soustřeďte dvě minuty, minutu odpočívejte. Opakujte to 30 minut, a později znovu. Budete-li chtít, nebojte se svou půlhodinku soustředění zopakovat třikrát za den. Ale nutné to není.
  5. Zůstaňte u dětských krůčků. Myslím, že již vidíte, kam mířím. Třetí den vás čekají 3 minuty koncentrace, 1 volna, pak 4:1, pak 5:1. Až dosáhnete 1o minut, dejte si pauzu 2 minuty. Až dosáhnete 20 minut, dejte si 3 minuty. Jakmile udržíte koncentraci 30 minut, zasloužíte si 5 minut přestávky. U toho můžete zůstat. Není třeba se stát mnichem.

Vytvořte si pozitivní zpětnou vazbu, a ta vám pomůže překonat vaší mysl, dosud vedenou k přeskakování mezi úkoly. Splníte více důležitých věcí, a nebude to ani tak náročné. Zjistíte, že soustředění je určitou formou meditace. Je to úžasná věc, a můžete mi za ni poděkovat tak, že mi pošlete k ochutnání vaše místní pivo.

Nebo si kupte mou knihu na toto téma – nazvanou focus – a já si koupím pivo sám.

Najděte čas na životní změnu

Když jsem se zhruba před 5 lety rozhodl změnit svůj život, měl jsem obvyklý problém: nedostatek času.

Chtěl jsem začít cvičit, jíst zdravěji (přestat se stravovat ve fast-foodu), více se věnovat rodině, víc číst, víc psát, být produktivnější a zvýšit svůj příjem.

Bohužel, den má jen 24 hodin a z toho takových 8 prospíme. Odečtu-li hodiny, které strávíme jedením (3), sprchováním, oblékáním a upravováním se (1), vyřizováním schůzek (1), řízením (2), prací (8)… tak nám zbývá hodina, nanejvýš dvě. Často i méně.

Časem jsem ale našel způsob, jak dělat všechno, co dělat chci. Dosáhl jsem všech požadovaných změn a ještě jsem získal více volného času než kdy předtím. Ale první zásadní věcí, kterou jsem musel vyřešit, bylo: kde najít čas pro změnu svého života?

Vím, že mnoho z vás čelí stejnému problému – hodně mi o tom říkáte. Proto jsem se rozhodl podělit se s vámi o zkušenosti z mých začátků. Doufám, že vám to pomůže.

První krok

Musíte si dát závazek. Rozhodnout se, že opravdu chcete učinit změnu a že je pro vás důležitější něž cokoliv jiného.

Co se mě týče, shledával jsem důležitějším pouze svou rodinu – a změnit jsem se rozhodl stejně tak pro ni, jako pro sebe. Změny, které jsem dělal, jsem postavil nejvýše v žebříčku svých životních priorit.

Musí to být pro vás naléhavé. Nepřemýšlejte o tom jako o „zlepšení života“, ale jako o jeho záchraně. Změny, které jsem učinil, mi zachránily život – jsem o hodně zdravější, mé manželství se zlepšilo, můj vztah s dětmi se zlepšil a jsem častěji šťastný, než sklíčený.

Pokud vám nepřijde, že zachraňujete svůj život, pak obtížné, ale nezbytné změny, nedokážete uskutečnit.

Další kroky

Jakmile jsem učinil duševní závazek, podnikl jsem malé krůčky k tomu, abych do svého života vnesl prostor k nadechnutí.

  • Odpojte TV. Sledoval jsem TV méně něž kdy jindy (posléze jsem ji přestal sledovat úplně, přesto se nyní v průběhu týdne kouknu na pár show na internetu). Některým lidem tato změna přinese až několik hodin volna navíc.
  • Nečtěte tolik nesmyslů. Čítával jsem na internetu hodně věcí jen tak pro zábavu. Stejně tak jako časopisy. Jakmile jsem se od nich odtrhl, mohl jsem se zaměřit na důležitější věci.
  • Nechoďte tolik pařit. Chodíval jsem hodně do kina, na večeře a do hospod. Na chvíli jsem se od toho oprostil (téměř), abych si udělal čas.
  • Vstávejte dříve. Ne každý se k tomu odhodlá, ale pro mě to byl krok dobrým směrem. Zjistil jsem, že před tím než většina lidí vstane, mám více času na cvičení i práci – svět je tichý, mírumilovný a ničím nerušený. (Čtěte více)

Najděte zkrátka věci, které vám ubírají čas a přitom jsou méně důležité než změny, které chcete učinit. Je to téměř vše kromě nezbytných potřeb – práce, jídlo, atd. Omezte se na ně, jak nejvíc to jde.

Zjednodušte své závazky

Ve svém životě jsem měl spousty závazků – trénoval jsem fotbal, byl ve výboru PTA, účastnil se mnoha dobrovolnických prací, přirozeně jsem také měl společenské závazky a pracoval na hodně projektech.

Pomalu jsem je omezil. Zdály se důležitými, ale ve skutečnosti ani jeden nebyl tak důležitý, jako život, který jsem chtěl začít, změny, které jsem chtěl učinit. Mnoho věcí je důležitých – ale které z nich jsou ty absolutně nejdůležitější? Rozhodněte se.

Pokud máte s rozhodnutím problémy, vyzkoušejte experiment. Oprostěte se od závazku jen na krátkou chvíli. Uvidíte, zda-li jste trpěli, či si naopak užili čas navíc.

Máte-li obavy, že svým rozhodnutím někoho urazíte, zbavte se jich. Pošlete dotyčnému email, nebo zavolejte a vysvětlete, že byste se sice nadále rádi věnovali danému závazku, ale že prostě nemáte čas a nechcete to dělat polovičatě. Daná osoba se vás možná bude snažit přesvědčit, ale stůjte si pevně za svým – respektujte sebe, svůj čas a změny, které chcete učinit.

Zde je jedno tajemství: lidé či organizace, kterým jste pomáhali, nebo pro ně pracovali, budou žít dále. Budou pokračovat v tom, co dělají i bez vás a (proboha!) přežijí to. Váš odchod nezpůsobí konec světa. Zbavte se pocitu viny.

Uspořádejte si život

Postupem času jsem udělal spousty dalších změn jako například:

  • Automatické placení účtů, spoření a dluhů. Všechny platby jsem si nastavil online, takže nemusím obíhat schůzky, či ztrácet čas jejich vyřizováním. Tento krok zautomatizoval splácení mého dluhu a díky tomu jsem se z něho dostal ven. (Čtěte více)
  • Zredukujte schůzky. Snažil jsem se z mého života odstranit tolik schůzek, kolik jen šlo. Často to v určitých ohledech znamenalo změnu, ale zvykl jsem si na to a věci se zjednodušili. Vyřizoval jsem je za pochodu, takže mi jich na víkendy moc nezbývalo. Těch pár schůzek, co mě čekalo, jsem zvládnul naráz, abych si ušetřil zbytečné běhání.
  • Pracujte méně. Stanovil jsem si limity, kolik práce můžu udělat, nutil se plnit důležité úkoly a to včas. Naučil jsem se rozlišovat, které věci je potřeba udělat, a které mohou být opomenuty. Zvýšil jsem efektivitu své práce a hlavně pracoval méně.
  • Řekněte ne. Když mě někdo požádal, abych udělal něco, co bylo důležité pro něj, ale ne pro mě, naučil jsem se zdvořile odmítnout. Místo toho jsem se zaměřil na to, co je důležité pro mě.

Postupně jsem se naučil zjednodušovat. Zjednodušil jsem své denní rituály, práci, společenský život, vlastnictví, pomoc ostatním, ošacení. Trvalo to nějaký čas, ale vydané úsilí opravdu stálo za to: teď, když jsem si našel čas na věci, které chci dělat, je život mnohem lepší.

Vylepšený zápisník Bena Franklina aneb sledování cílů

Spousta lidí se zmiňuje o zápisníku Bena Franklina, jako o jednom z nejlepších způsobů, jak sledovat své cíle. Již nějaký čas jsem přemýšlel, že ho vyzkouším, a tento týden jsem se konečně rozhodl předělat zápisník tak, aby vyhovoval mým potřebám.

Vytvořil jsem si jednoduchou tabulku v Excelu, pomocí které sleduji dodržování všech svých návyků – od cvičení, přes omezení kofeinu, až po ranní rituály a cíle týkající se dluhů a spoření.

Mám vypracovaný týdenní rozvrh, ve kterém mám každý cíl či zvyk naplánován na jiný den. Pokud se některým z nich nemusím daný den zaobírat, je příslušné okénko začernalé.

A nyní to nejdůležitější: Každý večer zhodnotím svůj den (tak jako Ben Franklin). Projdu okénka jednotlivých cílů a úkolů, splněné odfajfkuji a u nesplněných udělám křížek. Mým záměrem je mít odfajfkováno vše. Následně se podívám, co mě čeká zítra, a jsem tak na příští den připraven.

Toto zhodnocení dne je poslední věcí, kterou dělám před uložením se do postele. Funguje to kouzelně. Jako každý jiný, i tento systém pro vás pracuje pouze tehdy, pokud se mu věnujete – což doposud dělám. Opravdu jej doporučuji. Nejen, že je skvělým způsobem, jak sledovat dodržování svých návyků, ale také vás motivuje k nim přilnout.

Tip redakce: Velmi dobrým nástrojem (nejen) pro sledování návyků je aplikace Optimism, dostupná pro Windows, Mac, iPhone, i jako webová aplikace.

Samozřejmě, vím, že obdobnou metodou je “Joe’s Goals”, ale tato se mi líbí ještě více. Vytiskl jsem si několik malých stránek (velikosti poloviny dopisního papíru), plus krásné desky s nápisem „Kniha zvyků“ na přední straně.
Dejte tomu také šanci!

3 kroky k trvale uklizenému stolu

Kdysi dávno býval můj stůl zaneřáděn všemi možnými věcmi, na kterých jsem zrovna pracoval – netřeba zmiňovat tucty věcí, které tam ležely jen tak: poznámky, upomínky, telefonní čísla, formuláře čekající na vyplnění a hory věcí odložených k pozdějšímu dokončení. Byl jsem příliš zaneprázdněn na to, abych dal věcem na stole nějaký řád. A když jsem se výjimečně odhodlal stůl uklidit, velmi brzy se nakupené věci  objevily znovu.

Ovšem dnes je situace jiná. Můj stůl je permanentně uklizen a vyskytují se na něm pouze věci, na kterých zrovna pracuji, čas od času notebook a pero pro psaní poznámek, nápadů a úkolů, které je třeba udělat. Je to osvobozující pocit….uklidňuje mě to….omezuje to stres a chaos….výrazně to usnadňuje hledání věcí….a jsem mnohem efektivnější a produktivnější.

Jak jsem této změny docílil? Popravdě to nebyla jednoduchá cesta a trvalo mi několik let, než jsem dosáhl optimálního řešení. Nicméně stěžejní body mé cesty najdete v tomto článku. Důležitá věc, na níž nesmíte zapomenout, je vytvoření určitého systému, který se naučíte dodržovat. Jinak dosáhnete pouze toho, že krátce po úklidu bude váš stůl opět zaneřáděn a budete moct začít nanovo.

Můj současný systém (který již delší dobu praktikuji) je téměř celý převzatý z knihy Mít vše hotovo od Davida Allena. Pokud jste ji nečetli, rychle to napravte.

Zde je slibovaný systém:

  1. Nejprve vezměte všechny věci ze stolu a šuplíků, dejte je na jednu hromadu a následně přendejte do nějakého košíku (pokud do něj nepasují, jednoduše je vyrovnejte do sloupečků vedle stolu). Od teď musí všechny věci, které směřují na váš stůl, zamířit nejprve do košíku a poté projít níže popsaným procesem.
  2. Nyní projděte váš košík od shora dolů. Nikdy se nevracejte k již protříděným věcem, nepřeskočte ani jediný papír a nic nevracejte zpět do košíku. Vždy udělejte, co je třeba udělat, a přesuňte se k další položce. Při rozhodování máte tyto možnosti: vyhodit, delegovat, založit, udělat, nebo zapsat pro pozdější vykonání. K řešení je vhodné přistupovat v tomto pořadí. Pokud vám úkol zabere víc než 2 minuty a zároveň nelze hodit za hlavu, zapište si jej pro pozdější zpracování (jinak budete rozptylováni od samotného úklidu).
  3. Pro udržení pořádku proces opakujte aspoň jednou denně. Nejvhodnější dobou je konec dne, nicméně osobně tíhnu k průběžnému uklízení a zpracovávání nových věcí v košíku. Jakmile košík protřídíte, váš stůl je uklizen. Právě jste se zbavili zbytečností a důležité věci umístili tam, kde pro ně máte vyhrazené místo (a ne jen pohodili na stůl, či s nimi zaneřádili šuplík). Držte se tohoto postupu. Je to jednoduché, pouze musíte dodržovat výše uvedený systém: umístit vše do košíku a následně o každé věci rozhodnout jaký krok, z již zmíněných, podniknete. Co se týče věcí pro pozdější vykonání, můžete je umístit například do seznamu “Další úkoly”. Avšak nesmíte zapomenout, že je nutné tento seznam pravidelně (denně, popřípadě týdně) procházet, abyste úkoly včas splnili.

Je to tak jednoduché. Máte na stole lístek s telefonním číslem? Nenechávejte ho tam a radši ho uložte do složky pro kontakty. Potřebujete něco udělat později? Nepište si to na lístek, který necháte na stole, ale zapište si to rovnou do seznamu dalších úkolů. Vše ostatní založte, vyhoďte nebo delegujte.

Odkládání věcí na stole je prokrastinace (jako člověk trpící prokrastinací vím, o čem mluvím). Pokud danou věc odložíte na později, opět se vám na stole začnou vytvářet hromádky. Vypořádejte se s nimi hned, buďte rázní a rozhodní!

To, co jsem zde právě popsal je dobrý zvyk k naučení, vyžaduje ale čas a vůli. Může se stát, že se přestanete uvedeným systémem řídit. Pak musíte sebrat své odhodlání a jít do toho znovu. Zvyk ve vás brzy hluboce zakoření. A věřte mi, jakmile se naučíte mít uklizený pracovní stůl, již nebudete chtít jinak.

Přečtěte si také:

Jak se zbavit nepořádku

Jednou z věcí, která mi dává pocit pohody, je čistý, prostý domov. Když se ráno probudím a přijdu do uklizeného, minimalisticky zařízeného obýváku, kde se nepovaluje žádný nepořádek, cítím klid a štěstí.

Vejdu-li naopak do obýváku plného hraček, knih a dalších věcí, všude je chaos a mě to ruší.

Miluji jednoduchost a pořádek už mnoho let (zhruba 8-9) a v jeho udržování jsem se stal poměrně pečlivým. Zjistil jsem, že čas od času se k věcem musíte vrátit a zjistit, zda pro vás má jejich vlastnictví stále ještě význam.

Zde jsou mé nejlepší tipy pro udržení pořádku:

  • Uklízejte postupně. Dejte si 15 minut, ve kterých se zaměříte na úklid jedné poličky. Až ji uklidíte nebo vyprší stanovených čas, oslavte to. Následující den si dejte opět 15 minut na další poličku. Úklid celé skříně nebo místnosti může vypadat nepřekonatelně a můžete mít pocit, že ji budete uklízet do smrti. Pokud tomu tak je, dělejte to po krůčcích.
  • Vyhraďte si na úklid několik hodin. Může se vám zdát, že je to v rozporu s výše uvedeným tipem… a taky, že je. Je to jiná strategii a je pouze na vás, která vám bude vyhovovat víc. Pro mě je někdy lepší vyhradit si část dopoledne nebo sobotní ráno a uklidit celou skříň či místnost. Udělám vše najednou a když je hotovo, cítím se úžasně.
  • Dejte věci na hromádku. Ať už si vyberete jakoukoliv z uvedených strategií, v jednu chvíli byste se měli zaměřit na jednu poličku (nebo šuplík) a kompletně ji vyprázdnit. Vyndejte všechny věci na hromádku a poličku očistěte. Potom hromádku roztřiďte (viz následující tip) a věci, které si chcete nechat, vraťte zpět. Nyní se pusťte na další poličku.
  • Třiďte věci jednu po druhé a hned rozhodujte, co s nimi. Mějte po ruce pytel na odpadky a krabici na věci, které chcete dát pryč. Když vyndáte věci z poličky, jednu po druhé je roztřiďte. Berte je do ruky a rozhodněte se: vyhodit, dát pryč, nebo ponechat. Nevracejte je zpět na hromádku. Udělejte to tak se všemi věcmi a brzy budete hotovi. Budete-li dělit hromadu na menší hromádky a ty pak dále třídit, strávíte nad úklidem věčnost. Do poličky vraťte pouze to, co si chcete nechat a pečlivě to urovnejte.
  • Buďte neúprosní. Můžete patřit k lidem, co si schovávají věci s myšlenkou „Někdy se to může hodit.“. Ale pravda je taková, že většinu krámů, které takto nahromadíte, vám nikdy k ničemu nebude. Pokud jste věc za poslední rok nepoužili, zbavte se jí. Je to jednoduché. Použili-li jste věc za poslední rok jednou nebo dvakrát, ale víte, že v příštím roce ji používat nebudete, zbavte se jí také. Vyhoďte ji, pokud je nepoužitelná nebo, může-li být někomu užitečná, věnujte mu ji.
  • Papíry? Nejsou-li důležité, buďte neúprosní. Časopisy, katalogy, reklamní letáky, rok staré účtenky, vaše poznámky, poznámky od ostatních, staré pracovní věci … vyhoďte je! Jedinou výjimku tvoří účetnictví, které by mělo být uchováno po dobu sedmi let (pozn. překl.: V ČR 5-10 let dle jednotlivých dokumentů) a jiné důležité písemnosti, jako jsou záruky, rodné, úmrtní a oddací listy, pojištění, závěti, atd. Ostatní vyhoďte!!
  • Váháte-li, vytvořte si krabici „možná“. Pokud něco nedokážete vyhodit, protože myslíte, že byste to mohli ještě potřebovat, dejte to do krabice, zavřete ji, označte a uložte někam mimo dohled (garáž, podkroví, skříň). S největší pravděpodobností krabici již nikdy neotevřete. Pokud se tak stane, po šesti měsících nebo roce ji dejte pryč či vyhoďte.
  • Vytvořte si systém proti nepořádku. Existuje důvod, proč máte všude stohy papírů, hromady knih, oblečení a dalších věcí. Je to proto, že nemáte systém pro udržení věcí na svém místě a zbavení se těch nepotřebných. Toto je téma na další článek, ale měli byste o tom přemýšlet. Nikdy nebudete mít perfektně uklizeno, zamyslíte-li se však nad tím, kde se u vás doma vzalo tolik nepořádku, najdete možná způsob, jak tomu předcházet.
  • Oslavte, když máte hotovo! To je pravidlo, které by mělo platit vždy: oslavte všechny své úspěchy, bez ohledu na jejich velikost. I když uklidíte pouze jeden šuplík, je to skvělé. Užijte si to. Otevřete šuplík (skříň nebo cokoliv) a obdivujte ten pořádek. Nadechněte se a řekněte si, že jste udělali dobrou věc. Těšte se z dobrého pocitu.

Můj GTD systém

Mezi GTD nadšenci jsou oblíbené diskuze o použití GTD v běžném životě.

Takže skočím rovnou na to.

Stejně jako většina uživatelů GTD jsem zkusil mnoho způsobů jeho využití. O tom bude můj příští článek. V tomto vám popíšu, jak jej využívám nyní:

  • Kapesní notýsek – Nosím ho všude jako sběrný nástroj. Jakékoliv myšlenky, úkoly, projekty a schůzky, které se ke mně dostanou, když nejsem u počítače, si do něj zapíšu a později vložím do seznamu úkolů nebo kalendáře. Experimentoval jsem také s PocketMod, a chtěl bych Moleskine. Pořád si však říkám, že koupě Moleskinu je zbytečná, když obyčejných notýsků mám v práci hromadu.
  • Tracks – Tento bezvadný program, napsaný v Ruby on Rails, je přizpůsoben speciálně pro GTD. Po vyzkoušení mnoha online i off-line aplikací, mohu s klidem říct, že je nejlepší. Mám v něm všechny své seznamy, někdy/možná i správu projektů.
  • GCal – Nejsem první GTD uživatel milující Google kalendář, ale je prostě nejlepší. Zastane vše, co od kalendáře požaduji.
  • Gmail – U GTD nadšenců opět populární emailový klient, kterému se žádný jiný nevyrovná. Je úžasný.
  • Různé – Kromě těchto nástrojů mám emailové schránky doma a v práci, archivační systém na papírové dokumenty na obou místech a perfektně uklizený stůl.

Mysl jako voda

Článek o mém GTD systému mě dovedl k myšlence, co mě na GTD přitahuje nejvíc. Samozřejmě se mi líbí celková organizace a zachycení všeho v mém životě, uklizený stůl a čistá mailová schránka. Všechno toto miluji.

Ale co mě opravdu přitahuje, je dosažení stavu „Mysl jako voda“. Musím přiznat, že se mi, stejně jako mnoha ostatním GTD nadšencům, ještě úplně nedaří tohoto stavu dosáhnout. Ale GTD mi velmi pomáhá. Čím víc věřím svému systému a čím lépe zvládám GTD návyky, tím více se stavu „Mysl jako voda“ přibližuji.

To mi připomíná citát Bruce Lee:

Vyprázdni svou mysl, buď tvárný. Tvárný, jako voda. Dáš-li vodu do šálku, vyplní šálek. Dáš vodu do láhve a vyplní láhev. Dej ji do konvice a vyplní konvici. Jindy voda teče nebo padá. Buď vodou můj příteli.

Myslím, že hlavním půvabem je klid a mír, kterého chceme dosáhnout. Mít vše na svém místě a mysl čistou od problémů a dalšího nepořádku. Dokážete-li to, jste připraveni na vše, co se vám postaví do cesty. Někdy, když nejsem ve své kůži, pozoruji lidi kolem sebe a uvědomuji si, jak dlouho cestu směrem k „Mysl jako voda“ jsem již ušel.

O svých pokrocích budu dále informovat. Držte mi palce.

E-mail Zen: Vyprázdněte schránku

K vyřizování e-mailů, představující nezanedbatelnou část mé práce, používám výhradně Gmail. Každou hodinu mi přijde značný počet e-mailů, a já na ně obratem odpovídám.

Nicméně, když nahlédnete do mé schránky, všimnete si, že je prázdná.

Mít prázdnou schránku mi dává pocit klidu, míru a spokojenosti. Určitě vám to doporučuji. Nebyl jsem vždy takový – v minulosti jsem měl schránku plnou e-mailů. Byly zde e-maily připravené k archivaci, nepřečtené e-maily, e-maily čekající na akci nebo až nebudu líný. Pro e-maily jsem měl mnoho různých složek, a když jsem zrovna potřeboval, nemohl jsem je najít. Znám mnoho lidí, kteří jsou na tom podobně.

U mě to změnilo GTD (stejně jako 43 folders a další) a již téměř rok udržuji e-mailovou schránku prázdnou.

Zde uvedu několik kroků, jak prázdné schránky dosáhnout:

1) Nekontrolujte e-maily hned po ránu nebo se nedostanete k práci. Tento tip nabízí mnoho blogů, takže nic nového. Místo kontroly schránky, splňte hned ráno váš nejdůležitější úkol nebo ten, do kterého se vám nejvíc nechce. Teprve pak zkontrolujte e-mail. Nebo ještě lépe. Splňte předtím 2 nebo 3 úkoly. Stejně tak, pokud neustále e-mail kontrolujete či vás počítač na každý příchozí e-mail upozorňuje, budete bez přestání vyrušováni a nebudete se soustředit na to, co děláte. Já e-mail kontroluji jednou za hodinu, ale záleží na vašich potřebách.

2) Při kontrole e-mailů se zaměřte vždy na jeden a rozhodněte, co s ním. Hned. Rozhodněte, jakou akci e-mail vyžaduje.

2a) Je to spam nebo řetězový e-mail? Smažte ho.

2b) Je to dlouhý e-mail, který je třeba přečíst? Přesuňte ho do složky „K přečtení“ nebo si ho vytiskněte a přečtěte jindy (například ve vlaku).

2c) Je-li to e-mail vyžadující akci, přidejte ji do seznamu úkolů. Pak e-mail archivujte. Pokud ho budete potřebovat ke splnění úkolu, snadno ho najdete později.

2d) Můžete-li odpovědět během 2 minut, udělejte to. Neodkládejte to. Budete-li čekat, skončí e-mail v řadě nevyřízených a možná se k němu nikdy nedostanete. Já obvykle reaguji krátkým e-mailem ihned. Vypadám tak zodpovědně a nad věcí.

2e) Potřebujete-li se e-mailu věnovat později, nebo čekáte na odpověď, poznamenejte si to do seznamu „Čekám na“. Nenechávejte e-mail ve schránce jako připomenutí.

3) Mám jedinou složku: Archív. Když odpovím nebo si přečtu e-mail nevyžadující reakci či poznámku, archivuji jej. Jak jednoduché. Chcete-li, můžete si zavést složku „K přečtení“. Já obvykle delší e-maily tisknu a čtu je, když na něco čekám. Někteří lidé používají složky „K akci“ a „Čekám na“.  Zjistil jsem však, že jsou to jen další místa, která musíte kontrolovat. Nerad kontroluji něco navíc. Vystačím si s mým seznamem úkolů a čekajících věcí, kam si to zapíšu. Takže jednoduše e-maily archivuji, a když je potřebuji později, vyhledávání v Gmailu mi s tím pomůže. Zatím jsem s tímto systémem neměl žádný problém.

Mít prázdnou schránku je tak jednoduché. Kontrolujte pravidelně e-maily, ihned je zpracovávejte (nebo si poznamenejte na později) a archivujte.

Ahhh. Prázdná schránka!