3 kroky k trvale uklizenému stolu

Kdysi dávno býval můj stůl zaneřáděn všemi možnými věcmi, na kterých jsem zrovna pracoval – netřeba zmiňovat tucty věcí, které tam ležely jen tak: poznámky, upomínky, telefonní čísla, formuláře čekající na vyplnění a hory věcí odložených k pozdějšímu dokončení. Byl jsem příliš zaneprázdněn na to, abych dal věcem na stole nějaký řád. A když jsem se výjimečně odhodlal stůl uklidit, velmi brzy se nakupené věci  objevily znovu.

Ovšem dnes je situace jiná. Můj stůl je permanentně uklizen a vyskytují se na něm pouze věci, na kterých zrovna pracuji, čas od času notebook a pero pro psaní poznámek, nápadů a úkolů, které je třeba udělat. Je to osvobozující pocit….uklidňuje mě to….omezuje to stres a chaos….výrazně to usnadňuje hledání věcí….a jsem mnohem efektivnější a produktivnější.

Jak jsem této změny docílil? Popravdě to nebyla jednoduchá cesta a trvalo mi několik let, než jsem dosáhl optimálního řešení. Nicméně stěžejní body mé cesty najdete v tomto článku. Důležitá věc, na níž nesmíte zapomenout, je vytvoření určitého systému, který se naučíte dodržovat. Jinak dosáhnete pouze toho, že krátce po úklidu bude váš stůl opět zaneřáděn a budete moct začít nanovo.

Můj současný systém (který již delší dobu praktikuji) je téměř celý převzatý z knihy Mít vše hotovo od Davida Allena. Pokud jste ji nečetli, rychle to napravte.

Zde je slibovaný systém:

  1. Nejprve vezměte všechny věci ze stolu a šuplíků, dejte je na jednu hromadu a následně přendejte do nějakého košíku (pokud do něj nepasují, jednoduše je vyrovnejte do sloupečků vedle stolu). Od teď musí všechny věci, které směřují na váš stůl, zamířit nejprve do košíku a poté projít níže popsaným procesem.
  2. Nyní projděte váš košík od shora dolů. Nikdy se nevracejte k již protříděným věcem, nepřeskočte ani jediný papír a nic nevracejte zpět do košíku. Vždy udělejte, co je třeba udělat, a přesuňte se k další položce. Při rozhodování máte tyto možnosti: vyhodit, delegovat, založit, udělat, nebo zapsat pro pozdější vykonání. K řešení je vhodné přistupovat v tomto pořadí. Pokud vám úkol zabere víc než 2 minuty a zároveň nelze hodit za hlavu, zapište si jej pro pozdější zpracování (jinak budete rozptylováni od samotného úklidu).
  3. Pro udržení pořádku proces opakujte aspoň jednou denně. Nejvhodnější dobou je konec dne, nicméně osobně tíhnu k průběžnému uklízení a zpracovávání nových věcí v košíku. Jakmile košík protřídíte, váš stůl je uklizen. Právě jste se zbavili zbytečností a důležité věci umístili tam, kde pro ně máte vyhrazené místo (a ne jen pohodili na stůl, či s nimi zaneřádili šuplík). Držte se tohoto postupu. Je to jednoduché, pouze musíte dodržovat výše uvedený systém: umístit vše do košíku a následně o každé věci rozhodnout jaký krok, z již zmíněných, podniknete. Co se týče věcí pro pozdější vykonání, můžete je umístit například do seznamu “Další úkoly”. Avšak nesmíte zapomenout, že je nutné tento seznam pravidelně (denně, popřípadě týdně) procházet, abyste úkoly včas splnili.

Je to tak jednoduché. Máte na stole lístek s telefonním číslem? Nenechávejte ho tam a radši ho uložte do složky pro kontakty. Potřebujete něco udělat později? Nepište si to na lístek, který necháte na stole, ale zapište si to rovnou do seznamu dalších úkolů. Vše ostatní založte, vyhoďte nebo delegujte.

Odkládání věcí na stole je prokrastinace (jako člověk trpící prokrastinací vím, o čem mluvím). Pokud danou věc odložíte na později, opět se vám na stole začnou vytvářet hromádky. Vypořádejte se s nimi hned, buďte rázní a rozhodní!

To, co jsem zde právě popsal je dobrý zvyk k naučení, vyžaduje ale čas a vůli. Může se stát, že se přestanete uvedeným systémem řídit. Pak musíte sebrat své odhodlání a jít do toho znovu. Zvyk ve vás brzy hluboce zakoření. A věřte mi, jakmile se naučíte mít uklizený pracovní stůl, již nebudete chtít jinak.

Přečtěte si také:

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *